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Ventajas de plurianualizar las contrataciones TIC

En una entrada anterior, en la que hablaba del cierre del ejercicio presupuestario, apuntaba que hacer contratos de servicios TIC que comprendiesen varias anualidades podía ser algo beneficioso. La frase exacta era:

Al final, por muy disciplinado que seas, por mucho que plurianualices tus contratos, y por muy encima que estés de los proyectos, esto siempre acaba pasando al final de año

En esta entrada voy a tratar de explicar por qué puede ser beneficioso plurianualizar un contrato.

Todo está relacionado, por supuesto, con temas administrativos, derivados de la Ley General Presupuestaria, y la Ley de Contratos del Sector Público. El tema está en que, no es lo mismo hacer un contrato de servicios TIC, de 12 meses de duración, de Enero a Diciembre del 2010 que de Junio del 2010 a Junio del 2011.

El segundo contrato abarca dos anualidades, y permite mayor libertad de maniobra al director facultativo del proyecto a la hora de decidir los pagos a realizar en función de la ejecución del contrato. Esta libertad de maniobra está relacionada con los retrasos, retrasos que son muy habituales en todo proyecto TIC.

¿En qué consiste esta libertad de maniobra?

Si tu contrato no está plurianualizado, y se ejecuta de Enero a Diciembre, la totalidad del presupuesto tiene que ser gastado en ese año. Si hay retrasos en la ejecución del proyecto, y se detectan a tiempo, no pasa nada. La Ley Presupuestaria ofrece mecanismos para liberar ese dinero del presupuesto del año en curso, y reservar del siguiente.

Ahora bien, si todo va bien hasta Octubre, y en Noviembre se detecta un problema crítico, al final no existen soluciones tan claras. Es posible que el problema se resuelva, es posible que no (se está trabajando en ello, pero todavía no hay una previsión clara), y tienes que tomar
una decisión: ¿qué haces con ese dinero del presupuesto asignado al proyecto? Al final el funcionario TIC suele optar por una de estas dos opciones (aunque existen más alternativas):

a) Abona la totalidad de los trabajos por adelantado, confiando en que ya hay productos entregados por la empresa que avalan este pago, y en que todos los contratos suelen incluir un periodo de garantía (que cubre los arreglos posteriores a la finalización del proyecto).

b) No realiza el pago, aplazándolo hasta que se finalicen los trabajos. Esto puede implicar que no de tiempo a modificar el presupuesto, de tal forma que la cantidad de dinero no gastada retorna a la tesorería, y el pago deba ser abonado con dinero del presupuesto del ejercicio siguiente (dinero que estaba destinado a otra cosa).

Es decir, el dinero no gastado no pasa al presupuesto del año siguiente, para que sea destinado al mismo pago. Pasa al tesoro, y el pago se realizará con dinero que iba a estar destinado a otra finalidad el siguiente año.

La ventaja de plurianualizar el proyecto radica en que nos quitamos de un plumazo la presión de que se acerca el mes de Diciembre. Si un proyecto tiene un coste de 60.000 euros, 30.000 en 2009 y 30.000 en 2010, de Junio a Junio, y llega el mes de Diciembre, y el porcentaje de progreso es solo del 25%, el riesgo que se asume no es demasiado elevado si se abona el 50%. Se puede considerar un pago adelantado (en realidad, eso lo hacemos nosotros en nuestra vida cotidiana, cuando compramos unos muebles, o una cocina, o un televisor de plasma, pagamos y nos lo llevan a casa) avalado por la ley de contratos en su artículo 200. El año siguiente, si en el mes de Abril vemos que el proyecto no se ha puesto al día, cerramos el grifo del dinero, y la empresa no cobrará hasta que no se ponga al día. La única precaución que hay que tomar es hacer una ampliación de plazo sin coste, contemplada por la ley de contratos en su artículo 196.

Aunque en la práctica, es la Administración la que le dice a la empresa "el objeto del contrato no se ha cumplido, y el plazo estipulado ha expirado, así que tienes que seguir trabajando hasta que lo cumplas", la LCSP estipula que formalmente debe hacerse al revés: el contratista solicita a la Administración que se amplíe el plazo de ejecución de los trabajos, al haberse producido un retraso no atribuíble a su parte, por un tiempo como máximo al tiempo perdido (aunque puede solicitarse esta ampliación de plazo por un tiempo menor). Por supuesto, esta ampliación no conlleva coste alguno para la Administración.

No voy a entrar en este post a valorar cuando el retraso se produce por causas atribuibles al contratista (en cuyo caso la LCSP establece que la Administración puede establecer penalizaciones) o por causas ajenas a éste (en cuyo caso se le da más tiempo para hacer los trabajos). Al final, la Administración lo que quiere es tener el objeto del contrato (el sistema de información a desarrollar, los servicios TIC solicitados), y al contratista tampoco le interesa quedar a malas con la Administración (entre otras causas porque se arriesga a que lo saquen del registro de empresas que pueden licitar), y se intenta siempre resolver los problemas de buena fé.

Cierre del ejercicio presupuestario y retrasos en la ejecución de proyectos informáticos

Como habréis podido apreciar los fieles visitantes asiduos de este blog (que pese a no ser muchos, los hay), en el último mes ha decrecido la actividad publicadora de oposicionestic, y el número de páginas añadidas a nuestro temario.

Entre varias razones, hay una que os puede resultar de interés a vosotros, futuros funcionarios TIC: el pico de trabajo que se produce en los dos últimos meses del año en la Administración con motivo del cierre del ejercicio presupuestario.

La Administración, como cualquier otra organización que se apoya para su funcionamiento en sistemas de información, contrata el desarrollo y explotación de estos sistemas en función de sus necesidades, y realiza la planificación temporal de estos desarrollos a partir de las esfuerzos y costes necesarios estimados. El estado de las técnicas actuales de estimación de esfuerzos y costes para proyectos informáticos merece una entrada aparte, por su precariedad. La Informática, como ingeniería, tiene que hacer todavía esfuerzos importantes en este campo.

El tema está en que la Administración, para sus proyectos, hace planificaciónes temporales, y éstas por supuesto que pueden durar varios años (la Ley de Contratos establece de forma genérica que los contratos durarán el tiempo necesario para su ejecución, contemplándose la realización de prórrogas).

Durante la ejecución de estos proyectos, es necesario ir realizando pagos parciales, en función del trabajo realizado (la idea es que los contratistas vayan recibiendo liquidez para así poder afrontar ellos también sus gastos). Este dinero viene de los créditos presupuestarios asignados al proyecto (en la realidad no es tan simple, pues el presupuesto no se hace en base a proyectos o expedientes de contratación, sino a "actuaciones", y cada actuación se puede materializar a través de varios proyectos), y los presupuestos se realizan de forma anual.

En la fase inicial de concepción del proyecto, en la que se redactan los Pliegos de Prescripciones Técnicas y Administrativas, es cuando se estima el tiempo necesario para desarrollar el proyecto, y cuanto dinero costará para cada anualidad.

Sin embargo, una cosa es la previsión y la estimación (que no voy a negar que en muchas ocasiones es grosera, y se hace a ojo de buen -o mal- cubero), y otra cosa muy distinta es la ejecución. El caso es que los proyectos informáticos, en especial los de desarrollo de software, se retrasan siempre. ¿Qué implicaciones tienen este retraso de cara a la finalización del año, y el cierre del ejercicio?

El Director Facultativo del proyecto (espero que muchos de vosotros, los que aprobeis unas oposiciones de grupo A1 o A2) tiene que controlar en todo momento el grado de avance de los trabajos. Si el retraso es mucho, y en el mes de Septiembre ya se percibe por poner un ejemplo que de los 400.000 euros presupuestados para el año, el avance de los trabajos no va a dar ni para abonar 100.000, se tiene que encargar de que este dinero se retorne, y que se trate de reservar en el presupuesto del año que viene. Sin embargo, en otros casos esto no está claro, y se estira la cuerda hasta el final de año, dando al contratista la oportunidad de que pegue un empujón y que realice los trabajos que tenía que realizar este año, para poderselos abonar.

Esto se traduce en que en los meses de Noviembre y Diciembre se tienen muchísimas reuniones de seguimiento, mucha presión, y al final, muchísimo papeleo (tanto para quitar el dinero del presupuesto de este año, ya que no se va a gastar, como para tramitar los abonos de los trabajos que efectivamente sí que se han podido realizar).

Al final, por muy disciplinado que seas, por mucho que plurianualices tus contratos, y por muy encima que estés de los proyectos, esto siempre acaba pasando al final de año (haciendo que uno, por las noches en su casa, tenga que escribir documentos de trabajo en vez de entradas en su blog XD )